• Hệ thống cho phép quản lý thông tin chuyển phát của vận đơn (số vận đơn, ngày, giờ nhận, loại hàng hóa, người nhận, người gửi,…).

 

• Chức năng cập nhật dữ liệu từ file Excel cho phép tự động thêm mới hàng loạt vận đơn chỉ với vài lần click chuột, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo độ chính xác cao.

 

• Với chức năng tính giá trị tự động giúp nhân viên của bạn giảm thiểu được thời gian và công sức tính toán cho mỗi vận đơn.

 

• Chức năng thông kê, báo cáo tại  theo tổng số vận đơn hoặc theo các chính nhánh riêng giúp kiểm soát lưu lượng vận đơn trong ngày, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

3. Kiểm soát, dò vết vận đơn (tracking):

• Tracking qua website: S.E cung cấp chức năng truy tìm lô hàng trực tuyến thông qua mã vận đơn, khách hàng chỉ cần nhập mã vận đơn và sau đó sẽ được hệ thống báo cáo lại chi tiết tình trạng của lô hàng: người gửi, người nhận, trạng thái hiện thời, lịch trình, điểm đến, điểm đi... Không những thế còn nhanh chóng báo cáo những vấn đề phát sinh của lô hàng: gặp vấn đề ở điểm tiếp vận nào, có bị trễ không? mất mát hoặc sai, hỏng ở đâu?...Không những thế khách hàng còn có thể check nhiều mã vận đơn cùng 1 lúc cho nhiều lô hàng của mình.

• Tracking qua Email và SMS: Đây là chức năng giúp khách hàng có thể đăng ký theo dõi lô hàng hoàn toàn tự động qua các dịch vụ truyền thông như Email hoặc SMS. Khách hàng có thể đăng ký nhận tin cả lịch trình lô hàng, sau mỗi điểm chuyển tiếp đều có báo cáo chi tiết mới về lô hàng. Hoặc khách hàng có thể đăng ký chỉ xem kết quả điểm đầu và điểm cuối kèm trạng thái của lô hàng (đã chuyển, chưa chuyển)...

• Chức năng này đặc biệt quan trọng vì nó giúp công ty kiểm soát được vết, luồng đi của lô hàng. Nhằm mục đích hỗ trợ cho việc kiểm soát và khắc phục các sự cố một cách chính xác và nhanh nhất.

 

4. Quản lý thông tin khách hàng:

 

• Hệ thống cho phép quản lý thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, sinh mã một cách tự động.

 

• Hệ  thống cho phép gộp vận đơn của khách hàng trùng lặp nhằm thống nhất dữ liệu liên kết giữa cơ sở dữ liệu vận đơn và khách hàng.

 

• Ngoài ra còn có các chức năng quản lý công nợ, doanh thu tương ứng với từng khách hàng.

 

5. Quản lý thông tin đối tác:

 

• Quản lý thông tin những nhà cung cấp dịch vụ (như DHL, TNT, FedEx, UPS…)

 

• Quản lý công nợ, doanh thu, chi phí theo từng tháng của từng nhà cung cấp.

 

6. Thống kê, báo cáo:

 

• Chức năng này vô cùng hữu ích cho những nhà quản lý, hệ thống sẽ đưa ra báo cáo bất kỳ lúc nào về số lượng vận đơn, doanh thu và chi phí theo thời gian, thông tin về vận đơn tồn đọng...

• Hệ thống báo cáo giúp các trưởng bộ phận có thể kiểm soát được lượng vận đơn nhập trong ngày, thể loại dịch vụ, lượng khách hàng sử dụng,…

 

• Ngoài ra, còn có các báo cáo như: Báo cáo thông tin vận đơn tổng hợp, báo cáo doanh thu và chi phí vận đơn, báo cáo doanh thu và chi phí của khách hàng, nhà cung cấp,…

 

• Hệ thống báo cáo còn có kèm theo biểu đồ rất trực quan. Không những thế còn có thể tự xây dựng báo cáo động theo những tiêu chí phát sinh phục vụ các nhu cầu mới.

 

3. MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CHỨC NĂNG TRACKING TỰ ĐỘNG

Với các mô hình kinh doanh dịch vụ tiếp vận thông qua việc sử dụng lại dịch vụ của các hãng khác như DHL, TNT, FedEx, UPS,… thì việc cập nhật tình trạng vận đơn từ website của các hãng này rất tốn kém về chi phí nhân sự và thời gian, độ chính xác của thông tin cũng không cao (do sử dụng con người để thực hiện). Giải pháp tự động hóa được tích hợp trong hệ thống S.E cho phép giải quyết các khó khăn trên.

 

Nguyên lý hoạt động: Sau khi dữ liệu sơ bộ về vận đơn được nhập (số vận đơn, số chuyển tiếp, ngày, giờ nhận,…) thì hệ thống Tracking của S.E sẽ tự động truy xuất 24/24 đến cơ sở dữ liệu của các hãng tương ứng (DHL, TNT, FedEx, UPS,…) và cập nhật lại toàn bộ tình trạng vận đơn theo các thông tin được các hãng này đưa lên. Sau khi triển khai hệ thống thì website của công ty bạn sẽ được kết nối trực tiếp với hệ thống máy chủ Tracking của S.E và khách hàng của bạn sẽ truy cập trực tiếp vào website để kiểm tra tình trạng đơn vận của mình. Không những thế các khách hàng còn có thể kiểm tra tình trạng vận đơn qua việc nhắn tin SMS đến đầu số 6x88. Hệ thống SMS này được kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu Tracking.

4. AN TOÀN VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN

 

Bản chất thông tin quản lý là thông tin trên mạng internet nên bảo mật là vấn đề rất quan trọng. Do được xây dựng trên nền tảng tốt nên hệ thống có tính bảo mật cao dựa trên việc kiểm tra nghiêm ngặt các quyền hạn của người sử dụng.

 

Hệ thống có thể được bảo mật về đường truyền bằng cách sử dụng SSL 128bit (HTTPS). Không những thế mọi tham số hệ thống đều được mã hoá dưới dạng MD5 (128 bit) và SHA2 (256 bit). Các thông tin tương tác giữa khách hàng và hệ thống đều được kèm theo 1 khoá xác định rõ ràng.